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2020.04.06お知らせ

[新型コロナウイルス感染症対策] ゲーム開発会社のオフィスクローズ&フルリモート移行の事例紹介

代表の佐々木です。

弊社は対COVID-19(新型コロナウイルス感染症)の観点から、4/3に一時的にオフィスクローズを行い、4/6からはフルリモートワーク(テレワーク)へ移行しました。一時的なオフィスクローズおよびリモートワーク移行のお知らせ)”フルリモートへ移行しました”と言っても、新しいチャレンジを行ったというような華々しいものではなく、方々にご迷惑をかけながらの一時しのぎの施策です。

判断自体が苦渋の決断でしたが、数日のうちにフルリモート環境を整える(全く整ってないですが)ところが頭を悩ませました。その間、他社事例があれば参考にしたいと思っていたため、非常に悩みましたが情報共有のためにブログにまとめて公開することにしました。

この記事は、弊社と同じような中小企業の経営層/マネージャー層/バックオフィスを対象としています。個人的な感性の話になってしまいますが、私自身今回のような騒動の中で、このようなことを書くことで自社のPRのようになってしまうことは好みません。(そもそも対応が早い方ではない) 各企業、事業の質が違い、取れる手段も違います。経営者の皆様は様々なパラメーターを天秤にかけながら、現実的かつ継続可能な手段を頭を悩ませながら探っていることかと思います。よって、このような対応を推奨する用途(もしくは批判)としてではなく、純粋な事例紹介・知見シェアとして使用されることを望みます。

書きやすかったため、ざっくりと時系列でまとめさせていただきました。少し長いので、必要そうな部分のみお読みください。

 

弊社の事業の性質

最初に、弊社の事情をご説明いたします。現在弊社で走っているプロジェクトを明かすことはできないので、公表済みの過去実績から推測できる点のみお話しします。

弊社は現在、メイン事業をゲーム制作とし、そのほかに非ゲーム(エンタープライズ)案件を扱っています。現時点では規模的にゲーム事業が8割のため、ゲーム開発会社として語らせていただきます。

一般的に、ゲーム開発会社にはいくつか種類が存在します。ソーシャルゲーム系、コンシューマー(家庭用)系、アーケード系、その他などです。その中で弊社は、モバイルの事業はほとんど行っておらず、コンシューマー(家庭用)・アーケード(ゲームセンター)・VRアトラクションをメインに扱っています。

このような事業領域では、開発は量産フェイズの量産タスク以外はコミュニケーションベースで試行錯誤をしながらモノづくりをしていくことが多く、特に弊社は各職種が立ち話やホワイトボードの前に集まって、頻繁に意見交換を行いながら開発を進めるスタイルを取っています。そのため、フルリモートによる環境の不便さ、相談の減少、伝達ミス、巻き込み力の弱まりで、開発効率が3~5割落ちるのではないかと思っています。また、専用の機器が必要になることが多く、PCのみで完結するプロジェクトは稀です。それらのプロジェクトは、リモートにしたときに進められるところまで進めて止めておく判断も必要になります。

弊社の状況をまとめると以下の通りです。

・社内55名ほど勤務(内、外部スタッフ20名ほど)
・各自デスクトップのゲーミングPC、モニターは2枚
・専用機器を使うプロジェクトが多い
・小規模プロジェクトも走っており、プロジェクト数が多い
・セキュリティ的に厳しいプロジェクトが多い
・外部協力会社で常駐いただいている方が多い
・リモートワークは産休・育休で2名のみ事例がある状態
・通常の使用ツールは、基盤としてOffice365、チャットツールとしてSlack、社内共有にConfluence、バージョン管理にPerforce(Helix Core)

以上のことから、経営的なダメージは受け入れたうえでの今回の判断となりました。同じような事業領域のゲーム開発会社の皆様は、同様の悩みを抱えているのではないでしょうか。今回弊社は、リモートを一部チームや曜日で導入するよりも、全体会やPCを持ち帰る都合もあり、やるなら一斉にやったほうが逆に統率が取りやすいとの方針で動きました。(もちろん早く全員在宅にしたかったということもあります)

それでは、弊社の事例を時系列で記載していきます。

3月下旬から、もしロックダウンしたときの対応を考え始め、話す機会のあったクライアントの皆様へ「フルリモート移行時に納期が満たせるか怪しい」旨を相談し始めました。本格的な動きは、オフィスクローズ4日前くらいからです。

 

オフィスクローズ4日前

社内で自宅環境のアンケート実施。以下の項目をMicrosoft Fomesでアンケートを取りました。まだオフィスクローズの判断は行っておらず、今後の動きを決めるために取ったアンケートでした。

・自宅に作業可能なハイスペックPCはあるか?
・そのPCは個人専用のPCか?
・そのPCにセキュリティ的に不安なソフトウェアはインストールしてあるか?(いくつか例を挙げて)
・自宅にWEBカメラはあるか?
・自宅に固定IPは持っているか?(持っていないと思うが、一応確認)
・PCに接続できる高速な有線ネットワーク回線はあるか?
・PCの設置場所はあるか?
・同居人がいる場合、個室等、同居人に作業を見られない環境はあるか?
・常時、映像 / 音声接続可能な状況か?

この時に、ヘッドセットの有無も聞いておけばよかったとあとで思いました。

 

オフィスクローズ3日前

感染者の拡大を受け、オンラインミーティングの推奨と、飲み会等を控えるようにガイドラインを改定。とりあえず念のために持っていない人数分のWEBカメラを購入。また、デスクトップはWi-Fi受信機がついていないため、有線が繋げないけど家庭にWi-Fiが飛んでいる人のためにWi-Fiのアンテナも購入

これはいよいよだと感じ、いままではヒアリングするだけだった情報をまとめることに。状況を分析の結果、最初に解決すべきは各クライアントの皆様に対して、以下の点だと情報を整理

・セキュリティの観点で環境条件を示してリモートワークの許可を頂く
・納期のご相談(施行した場合に納期を満たせなそうな見通しの場合)
・支払いの分割相談(納期調整後、必要な場合)

上記の質問状況を全プロジェクトでまとめた1つのExcelシートを作りました。ここでのフォーマットづくりは状況を一覧して思考するのに非常に便利でした。(同様に、協力会社の対応状況や相談状況をまとめた別のExcelシートも作成しました)

 

オフィスクローズ2日前

複数の知人からよく知っている企業での感染者報告を複数聞き、昼過ぎに明日か明後日をターゲットにオフィスクローズを行うと判断。各クライアントの皆様に、上記の3点を急ぎ確認を取る(Excelの空欄を埋める)ことに。

セキュリティについては、以下の3点をお約束して、ご理解いただきました。

・共有のPCではない(その人しか触らないPC)
・セキュリティ的に危ないソフトウェア(セキュリティの切れたOS、ファイル交換ソフト、エミュレーター等)をインストールしていない
・同居人に画面が見られない、ビデオチャットで情報が漏れない環境を作る

納期が満たせなそうな案件については納期のご相談をさせていただいたのですが、全クライアントの皆様に「こんな状況ですから……」と言っていただき、心より感謝しております。そう言っていただけて、本当に心が軽くなりました。

そのほか、この日から一気に物事を動かしました。ただ、この日の時点ではまだ全クライアントの皆様に確認が取れてなかったため、社内公表はしてませんでした。この日に行ったその他のことは以下の通りです。

COVID-19対策チームの発足(佐々木、プロデューサー2名、バックオフィス1名)
・対策チームのSlack部屋を作成
・オフィスクローズ実行までのタスクリストを作成
・VPNアカウントの大量発行ができるか確認
・リモート時の勤怠レギュレーションの作成開始
・リモート時に”ここを見ればOK”という、対象者全員が見られるConfluenceページのひな型作成

対策チームを人数絞ってすぐに立ち上げ、この後も日に何回も突発的なミーティングを行い、連携が甘いのを前提に担当者を割り振りながらスピード感を持って進められたのは良い流れでした。

 

オフィスクローズ前日

幸いにもこの日の午前中までに全クライアントに返答を頂けました。全体発表に向けてまずは各プロジェクトのリーダー陣に先行して伝達。発表後にプロジェクトごとに進め方の提案をレポートで上げてもらい、それを元に全プロジェクト順番にミーティングを行い、来週の動きを決めるようにしました。その際に各プロジェクトで決めるべきことと基準は以下の内容で進めました。

・できる限りプロジェクトを前に進めることを目標とする
・各プロジェクトメンバー、来週何をすればいいのかを決める
・納期の相談は終わっているので、納期合わせで考えるのではなく実現可能なプランを
・序盤は混乱が予想されるので、動きずらいスタッフに無理にタスクを振らない

全プロジェクトリーダーに先行伝達後、終業時刻の少し前に全体発表を行いました。どよめきはありつつも、明るく話を前に進めてくれたスタッフには本当に感謝です。ひとまずこの場では、オフィスクローズを明日行うこと、設備補助金(ヘッドセット、机、椅子、カーテン等を想定)を若干配布するので、急ぎ自宅環境を整えてほしいことを伝達。

この日は、ほかにもこのようなことを行いました。

・佐川さんにPC送付が可能か? →13台まで可能との返答。
・全体発表後、各クライアントの皆様に正式伝達(翌日にかけて)
・全体発表後、各協力会社の皆様に正式伝達(翌日にかけて) →特に出向に来ていただいている方、派遣の方の確認。

 

オフィスクローズ当日(4月3日(金))

この日は社内全体で準備に追われる日でした。対策チームの4名を中心に、以下のことを行いました。

・自宅環境の個別ヒアリング(特にセキュリティ面を満たせるか)
「リモート環境運用チーム」を3名指名して発足し、VPNのドキュメント、Zoomの調査、自宅のリモート環境構築のTipsをまとめてもらう ※このうち2名が元々のリモート対象者(現在も育児で併用していた)で、社内に経験者が居て助かりました。
・リモート中の「物理的セキュリティ責任者(正しく自宅環境が運用されているか)」「機材相談窓口」「ソフトウェア相談窓口」の担当者決め
・WEBカメラ配布
・この期間の就業ルールの詰め
・VPNアカウント配布(全員分の手配がギリギリ間に合いました)
・全体への就業レギュレーション発表&質問会
・PC送付(佐川さんにお願いできない分は各自タクシーで持って帰る)

就業レギュレーションは、いったん以下のようにしました。

・始業時間にZoomで全員で朝礼。出欠を取る。
・その後、チームごとに15分の朝会をZoom開催(通常時もオフィスで行っている)
・夕方に、朝会の夕方バージョンをZoom開催(減少するコミュニケーションの補填)
・退勤前、日報記入(チームごとに全員に見える形でExcelオンラインのシートに記入)
・常時接続できる人はプロジェクトごとのRoomにZoomで常時接続
・週明けの月曜日は自宅環境の構築に充てる

正直、この辺りは我々は経験が無さ過ぎて一度これで試してみよう、という形です。みなさんの事例を教えていただけると幸いです。

 

その後2日(週末)

その後、少し落ち着いて週末は以下のことを行いました。

・Zoomの有料アカウント配布(まずは各リーダー陣のみに)
・Zoomの共有部屋を立てる
・日報フォーマット作成
・自宅環境セットアップチェックリストを作成して告知

最後の自宅環境セットアップチェックリストは以下の通りです。

・物理的なリモート環境の構築
・Confluence(社内Wiki)の接続
・(PC持ち帰り以外の人は)Officeツールのセットアップ
・VPNの接続
・ネットワークドライブへのアクセス
・Perforceのアクセス
・Zoomの接続
・会社から借りた機材のリスト記入

 

週明け月曜日(リモートワーク初日)

この記事を書いている当日となりますが、朝に環境が整っている人だけでZoom朝礼を30人くらいで行いました。そして、その後チームごとの朝会も。それぞれ壁紙を工夫したりFaceRigを使ってアバターになってる人が居たりと、Zoomの操作に若干戸惑いながらも順調に終えました。通信環境は割と快適で、現時点では問題なさそうです。

Slackでトラブル報告・知見共有部屋を作り、そこで情報交換が行われています。(マイクが利かない、VPNが接続できない、などのお決まりのトラブルが出てます) 各種PCツールを使うことには慣れているので、今日明日である程度慣れるところまでは行けそうです。

 

おわりに

凄まじいスピードで動いてくれた対策チームのメンバー、突然のことながら前向きに協力してくれたメンバーには本当に感謝です。

序文の繰り返しになりますが、本記事は中小企業の経営層/マネージャー層/バックオフィスに向けて書いた事例紹介・知見共有の記事です。今まで経験したことのないこの事態において、各企業、情報共有をしながら乗り越えていければと思い書かせていただきました。急造の環境でのフルリモートワークとなってしまったので、もし同じ境遇の会社さんがいらっしゃいましたら、ぜひ情報交換しましょう。