はじめての人必見! 勉強会開催マニュアル

05.16

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benkyoukai

勉強会の開催の仕方について尋ねられることが多くなってきたので、勉強会の開催の仕方をマニュアルにまとめてみました!

 

このマニュアルは初めて勉強会を主催する方を想定して書いてあります。また、スケジュール感については、20人~50人規模の勉強会をベースとしています。それよりも人数が多ければ、スタッフのスキルにもよりますが×1.5くらいをするといいでしょう。(そもそも初めての開催の場合はその人数を捌くのはちょっと大変かも)

 

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 勉強会のテーマを決める

何をおいてもこれがないと始まりません。勉強会を開きたいと思ったあなたには、既にこれがあるはずです。しかしあえてポイントを語るとすれば、「今自分がとても興味がある分野」 にすることです。当たり前ですが、その分野においてある程度の興味ないと、勉強会を開くところまでモチベーションが継続しませんし、多少なりとも知識があったほうが講演者を集めやすいです。

 

複数人で企画を立ち上げる際にも、誰が音頭を取るかは決めておいた方が良いでしょう。だいたいの場合、言いだしっぺの法則が当てはまります(笑) 誤解を恐れずに言えば、ボランティアベースの勉強会は基本的に主催者のやりたいようにやるものです。

 

その分野でもどんな職種に向けた会かを決めるとよいでしょう。たとえばUE4勉強会であれば、「初心者向け、職種ALL」「デザイナー向け」「プログラマー向け」等が考えられます。既に広まっている分野であれば、「描画系プログラマー向け」など、もっと細かく絞ってもいいでしょう。

 

8週間前: 講演者を決める

テーマが決まったら、まずは講演者を決めましょう。進める順番は、講演者決定(最低一人) → 会場/日程決定 → 告知、の順です。セッション枠組みはいくつかありますが、初めての場合は次のどれかがオススメです。

  • 講演(50~60分)×2
  • 講演(50~60分)×2 + ラウンドテーブル(50~60分)
  • 講演(50~60分)×3

講演×2が一番難易度が低いですが、もし休日開催であれば少し短いかもしれません。プラスでもうひと講演か、講演者を探す必要がないラウンドテーブルを選びましょう。講演者によっては会場や日付を調整する必要が出てくるので、何よりもまず一番初めに講演者を1人決めましょう。ここで決める講演者は1人で構いません。2人押さえられればそれに越したことはないですが、最悪もう1枠の講演は自分がやればいいのです。

 

[Tips] 講演者を当たる時に「何かやってくれませんか?」よりも、その人が得意そうなテーマを考えて「これこれについて語ってくれませんか?」の方が受けてもらいやすいです。

 

6週間前: 会場と日付を決める

講演者を一人決めたら、その人の都合のいい日付で会場を探しましょう。借りる会場のタイプにはいくつかあります。

  • 会社の会議室を借りる
    • 自分の会社や知人の会社が勉強会への貸し出しを行っている場合、有力な候補となります。
    • 必ず貸し出す会社の社員が当日居る必要があります。また、ビルのセキュリティが厳しいところは名簿提出が必要になるので注意が必要です。
  • 貸し会議室を借りる
    • お金はかかりますが、一番楽です。4時間前後のセミナーならば、1人当たり1000円~2000円くらいで借りられます。
    • 県や市の施設を借りると安いですが、予約競争が激しいです。場所によっては半年前から押さえなくてはならないところも。
  • 学校機関の教室を借りる
    • 自分の出身校やアテがある場合は、選択肢のひとつとなります。
    • 学校説明等でイベントを開催することには学校側も慣れていますが、貸すことについてはルールが決まっていないこともあるので、その場合は少し交渉に手間取るでしょう。

いずれの場合も1か月半くらい前ならば割と空いていますが、それ以降になるとどんどん空いている日付が少なくなるので、早めに押さえてしまいましょう。

 

5週間前: 講演者情報を回収する

告知/参加受付開始に向けて講演者に以下の情報を提出してもらいます。

  • 講演タイトル
  • 講演者名
    • 会社名を出すか出さないか、本名かハンドルネームかを確認
  • 講演者リンク
    • ホームページ、Twitter、Facebook等、講演者に張りたいリンクは無いか確認
  • 講演内容(200文字程度)

「もう少し待ってほしい」と言われた場合は、いまわかっている情報だけ先にもらいましょう。

 

5週間前: 告知サイトを作る

告知用に以下の情報をまとめます。

  • 参加者の人数
  • 会場の住所、注意事項
  • 懇親会の有無(基本的にはやりましょう)

これらを決めたら告知用のページを作ります。いまは良い時代になったものでイベント用のWEBサービスがいくつか存在します。私が開催する際に使用するのは次のサイトです。

  • ATND(アテンド)
    • 早い段階から存在していたサービスです。今でもよく使われています。
    • 参加者はTwitterアカウントやGoogleアカウント等、何かしらのアカウントが必要になります。
  • こくちーず
    • 基本的な機能は揃っていて、とっつきやすいです。ただし、サイトデザインは他のサービスに比べると少し劣るかもしれません。
    • 登録するためにアカウントは必要なく、参加者にとってはハードルが低いサービスです。
    • 個人的には一番よく利用します。
  • Peatix
    • 登録時の集金が行えます。人数が多い勉強会や、当日お金のやり取りをしたくない場合に適しています。
    • QRコードによる当日受付にも対応しています。

作成し終わったら、講演者にページを確認してもらいましょう。

 

[Tips] 参加費を決めるときは赤字にならないように注意が必要です。具体的に収支をExcel等で計算しましょう。だいたい半分~2/3くらい定員が埋まれば赤字にならないように設定すると良いでしょう。また、講演者や当日スタッフの懇親会代を無料にする場合は、それも計算に入れるのも忘れずに!

 

4週間前: 告知を出す/参加受付開始

さあ、いよいよ世に出すタイミングが来ました! 告知の方法はいくつかありますが、大々的にやるのでなければ次の方法で充分です。テーマが良ければ人が集まります。

  • 自分のTwitter
  • 自分のFacebook
  • 同一テーマを扱うFacebookグループ
  • メディアの方とつながりがある場合は、頼んでみるのもいいでしょう。

 

2.5週間前: 懇親会会場を押さえる

ちゃんと告知を行っていれば、このあたりでだいたいの参加人数が読めてきます。イレギュラーが無ければ、だいたい今の参加人数の1.5倍~2倍くらいになると考えておくと妥当です。

 

懇親会は大きく2パターンあります。

  • 近くの居酒屋で行う
    • 予算は3000円~4000円/人くらいです。
    • 私はこちらを多く使います。完璧に個人の趣味ですが、20人以上の時は店貸切/半立食にすることが多いです。
    • 当日は店に行くだけで良いので楽です。
    • 人数調整にはコツがあります。
      • 1.最初はだいたいのアタリから+10%くらいの人数で店を予約する
      • 2.店を予約するときに、人数変更がいつまで可能かを確認を取る(だいたい前日まで可能と言われます)
      • 3.2で確認した日程の前日くらいに、「最終的な人数-10%」くらいの人数に調整する
      • これは当日キャンセル分を見越した調整です。場合によっては-15%くらいで良いです。
      • ポイントは「飲み放題は当日、その場でも調整が効く」「食べ物は人数より若干少なくても気づく人はほぼいない」です。
  • 会場でそのまま開催する
    • 予算は500円~1000円/人くらいです。
    • ドリンクやピザ等、ケータリングサービスを利用します。
    • 当日、やることが多いため大変です。また、会場側にも事前に確認を取り、注意事項を聞いておく必要があります。
    • 意外とみなさん飲まないし食べないので、量が多くなりすぎないように注意しましょう。
    • あまりこちらは経験がないので詳しくはないですが、飲み物は1.5~2缶/人くらいが目安でしょうか

 

[Tips] この時点で人数が少なすぎる場合は、告知を強化したほうが良いでしょう。テーマや内容が良いのに人数が少ない場合は「開催内容が決まっていない」「開催時間が決まっていない」ことが多いので、やり残したことがないか確認してみましょう。

 

2週間前: 当日スタッフを決める

当日、以下の会場や状況に応じて以下のスタッフが必要になります。

  • 会場誘導(分かりづらい会場の場合)
  • 受付(当日集金がある場合は、複数窓口が必要かもしれません)
  • 会場サポート(手足となって動いてくれるひとが1人はいると楽です)

これらは主催者が連携を取りやすい友人や知り合いで集めると楽です。足りない場合はTwitter/Facebookで募集してもいいでしょう。ただし、申し出てくれる人が多く居ても、増やしすぎないようにしましょう。50人規模までの勉強会であれば、3人もいれば十分です。

 

3日前: リマインダーを飛ばす

勉強会はあなたにとっては一大イベントですが、参加者にとっては一つの予定にすぎません。忘れている人や、行けなくなったのにキャンセルしてない人が居る場合があります。必須ではありませんが、参加者に一斉に連絡する方法がある場合は、メールやその他方法を通じて「3日後は勉強会です。皆さんお待ちしてます」といった案内を送るとベターです。

 

講演者の方にも一言「3日後はよろしくお願いします」的なメールを送っておくと良いでしょう。

 

そして当日

勉強会の運営は準備が9割です。当日やることはほとんどありません。

当日はスタッフと講演者のみ1時間ほど前に集まり打ち合わせと会場準備を行います。講演者にはプロジェクターの接続確認を行ってもらいましょう。

あとはやるだけです。楽しみましょう!!

 

[Tips] 休日午後開催の場合は、講演者とスタッフをランチに誘うと良いでしょう。濃い交流の場になりますし、当日の打ち合わせも兼ねられるのでオススメです。

 

後日

特にやらなくてはならないことはありませんが、スライドのアップロードやTogetterを利用したツイッターのまとめをすると良いかもしれません。

 

おわりに

勉強会を開催するというのは、なかなか大変です。私も毎回準備半ばでは「こんな忙しい時期にやらなきゃよかった」と思います。しかし、開催後は不思議と「楽しかった! 次は3か月後にやろう!」となります。仕事と離れた場所で技術やスキルについて学び、夢を語り合うことは我々クリエイターにとってはとても楽しいものです。はじめて開催する方は不安いっぱいかもしれませんが、まずはぜひ一度、勢いのまま開催してみてください。きっと新しい世界が見えてくるはずです。

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